Inleverschades: wie kijkt er nog écht naar de leaseauto?

Steeds vaker blijkt dat de berijder zich niet opstelt als een ‘goede huisvader’ (lees: iemand die zich redelijk en verantwoordelijk gedraagt en schade actief voorkomt). De teleurstelling is groot wanneer bij inlevering van een drie-, vier- of zelfs vijfjarige leaseauto diverse schades worden vastgesteld die nooit gemeld, laat staan gerepareerd zijn. 

Sterker nog: de auto wordt gewoon ingeleverd zonder enige melding. De meeste berijders kijken alleen even in de app of op de website van de leasemaatschappij om te zien waar en wanneer ze het voertuig moeten inleveren. Daarna is het vaak de dealer die het probleem mag oplossen, of de berijder zelf. En in dat geval dus ook zijn werkgever… of beter gezegd: de nog gefrustreerdere wagenparkbeheerder.

Ook de niet-uitgevoerde acties mogen wagenparkbeheerders zich aantrekken. Wat is precies uw rol? Overlegt u als wagenparkbeheerder regelmatig met de verkoopdirecteur of value chain manager wanneer er op kantoor gewerkt of vergaderd wordt? Dat is hét moment om eens een ronde te maken langs de kentekens in de parkeergarage. Niet alleen schade, maar ook vuile auto’s (vooral van binnen) en versleten banden zeggen iets over de berijder. Met deze signalen iets doen, werkt schadepreventief. 

Heb je toegang tot data in het dashboard van de leaseauto’s, of moet dit via de eerdergenoemde manager worden aangevraagd? Iedere leaseauto bevat waardevolle data: tank- en laadbeurten, verbruik, bekeuringen, schades en kilometerstanden. Wordt daar tussentijds op gecontroleerd door de verantwoordelijken binnen uw organisatie? 

En worden deze gegevens, denk aan schade en boetes, ook besproken tijdens functionerings- of beoordelingsgesprekken? Wordt het tank- en laadbeleid geëvalueerd samen met de berijder? Persoonlijk vind ik dat er dan niet goed, actief en actueel wordt gemanaged. Het gaat hier immers om directe kosten voor de onderneming. En een berijder confronteren met bijvoorbeeld vier keer een eigen risico betalen is in deze tijd van schaarste ook niet wenselijk. Sterker nog: in veel cao’s is vastgelegd dat dit simpelweg niet mag. Hoe dan ook: het kost tijd, productiviteit én geld.

1. Laat het voertuig tussentijds ‘zien'

   Zorg ervoor dat het voertuig regelmatig gecontroleerd wordt, zowel van binnen als van buiten. Dit kan eenvoudig door de berijder om foto’s te vragen. Niet alle schades of vervuiling zijn zichtbaar op beeld, maar de boodschap is duidelijk: er wordt gecontroleerd. Er bestaan apps en scaninstallaties die via een algoritme schade op basis van foto’s kunnen detecteren. 

   Een goed moment om visueel te controleren? Tijdens een verkoopdag of vaste vergaderdag. Op dinsdag staat de parkeergarage waarschijnlijk vol. Loop dan eens een ronde als wagenparkbeheerder of manager, noteer kentekens en onderneem waar nodig actie richting de berijder.
   

2. Bekijk regelmatig het berijdersdashboard
   Tussentijds het dashboard controleren geeft direct inzicht in gereden schades. Ga in gesprek met de berijder (gebruik eventueel de Allianz Bestuurdersverklaring), laat zien dat u op de hoogte bent en voorkom een volgende schade. Je kunt zelfs anoniem andere berijders waarschuwen. De eerste kras doet immers de meeste pijn, zegt men.

   Het loont ook om naar boetes te kijken. Waarom ontvangt een berijder boetes? Zijn ze structureel, dan kan een rijvaardigheidstraining op de openbare weg uitkomst bieden. Ook het installeren van rijstijldata of een hernieuwde uitleg van het bedrijfsbeleid kan bijdragen aan veiliger rijgedrag. Gaat het om een plotselinge boete of boetes, dan is een gesprek op zijn plaats. Wat is er aan de hand? Mogelijk speelt een persoonlijke situatie die invloed heeft.

3. Koppel het functioneren aan het voertuiggebruik
   Functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden minstens eenmaal per jaar plaats, soms zelfs twee keer. Vergeet tijdens die gesprekken de leaseauto die ter beschikking is gesteld niet. Het gezamenlijk evalueren van het lease-dashboard loont. Juist de goede berijder, volgens het Pareto-principe, goed voor 80% van de rust, vindt het prettig als zijn zuinige rijstijl, correcte kilometerregistratie en schadevrije gedrag worden opgemerkt.

4. Koppel het innameprotocol aan de leaseregeling
   Bij het uitreiken van een nieuwe leaseauto wordt vaak ook een leaseregeling of -overeenkomst overhandigd. Voeg daaraan het innameprotocol van de leasemaatschappij toe. Laat beide documenten tekenen voor ontvangst en, indien mogelijk, digitaal voorlezen. Iedere leasemaatschappij maakt duidelijk wat valt onder gebruiksschade en wat onder daadwerkelijke schade. De berijder moet dit ook tussentijds kunnen beoordelen.

5. Vergeet de tweede set velgen niet
   Leaseauto’s worden vaak voorzien van een winterset op speciale velgen. Toch wordt het voertuig meestal op slechts één set ingeleverd. Vraag als wagenparkbeheerder tijdens controles expliciet naar de tweede set velgen. Een foto volstaat al.

6. Wees alert op schade door de trekhaak
   Neem in het leasereglement op dat een trekhaak na gebruik altijd moet worden ingeklapt of verwijderd, indien mogelijk. Hiermee voorkom je schades aan de zelfdragende carrosserie van de kofferbak, die regelmatig als parkeerstopper wordt misbruikt.

1. Start met een standaardcontrole 
   Controleer bij iedere aanvraag de geboortedatum, het rijbewijsnummer en het KvK-nummer. Vraag daarnaast om een borgstelling. 
   

2. ‘Profiling’ aan de balie is cruciaal 
   De sleutel tot een succesvolle shortlease zit in de intake aan de balie. De eerste indruk, vaak gebaseerd op jarenlange ervaring, is goud waard. Ook al staat het terrein vol met voertuigen: “Helaas, deze auto is al gereserveerd” is een legitiem antwoord. Doorvragen naar de aard van het werk en de landen waar gereden gaat worden is essentieel. 

3. Spreek tussentijdse inspectiemomenten af 
   Als het voertuig verhuurd is of als het om een super shortlease gaat, maak dan afspraken met de berijder of organisatie over tussentijdse inspecties op de verhuurlocatie. Vergeet niet de bovenkant van het voertuig te controleren (denk aan ladders en stellages), want die is vanaf de grond vaak niet zichtbaar. Controleer ook de laadruimte en onderzijde, hoe en wat wordt er vervoerd? Schade van binnenuit is snel gemaakt. 

4. Let op zuignappen en magneetplaten 
   Bordjes van landelijke pakketbezorgers worden vaak met zuignappen op de ruiten geplakt. Controleer dus op zuignap- of magneetplaatafdrukken. 

5. Beperk het afkopen van eigen risico bij jongeren 
   Bij verhuur aan bestuurders onder de 24 jaar is het verstandig om afkoop van het eigen risico niet toe te staan. 
   

6. Wees alert op hoogteverzekeringen 
   Bij voertuigen hoger dan 1,90 meter kan ervoor gekozen worden om schade boven deze hoogte (‘boven over’) niet te verzekeren. 
   

7. Zorg voor zichtbare voertuigafmetingen 
   Maak op alle mogelijke manieren duidelijk hoe hoog, lang, breed en zwaar het voertuig is. Als een voorruitsticker geblokkeerd wordt door de zonneklep? Plak dan ook een sticker op de zonneklep. Liever te veel dan te weinig markering. 

8. Maak landenbeperkingen expliciet 
   Geef duidelijk aan in welke landen gereden mag worden. Voorkom diefstal door risicogebieden zoals Ceuta en Melilla uit te sluiten of door gebruik te maken van geofencing. 
   

9. Controleer de berijder in het BOVAG Elena-systeem 
   En: rijdt men met een bijrijder? Verplicht deze dan om bij manoeuvreren altijd uit te stappen. 
   

10. Controleer op onderlinge connecties bij schade 
    Bij een SAF-schademelding is het raadzaam om via social media, bijvoorbeeld Facebook of Instagram, te controleren of er sprake is van onderlinge bekendheid tussen betrokkenen. 
    

11. Blijf op de hoogte van voertuigcriminaliteit 
    Shortlease- en verhuurbedrijven doen er goed aan om regelmatig de website van de Stichting Verzekeringsbureau Voertuigcriminaliteit te raadplegen: www.zichtopvoertuigcriminaliteit.nl

Schadepreventie, waaronder het voorkomen van inleverschades, is en blijft een top-down aangelegenheid. Als wagenparkbeheerder of leidinggevende geef je het voorbeeld. Een schone, goed onderhouden en onbeschadigde auto, ook van binnen én inclusief velgen, is geen detail, maar een statement. Jij bepaalt de norm. Misschien is dat wel de reden dat management Nederland zelden in het dashboard kijkt 😉?  

En rijd je tijdelijk in een vervangend voertuig met reclame van een schadehersteller? Dan is mijn advies: parkeer ‘m met een knipoog op de bezoekersplaats. 

Was getekend,  
Het rijdende voorbeeld, dé Fleet Risk Manager.