Mails beantwoorden, website updaten, offerte afmaken, social media checken, kinderen van school halen en afspraken nakomen. Herkenbaar? Het leven van een ondernemer is één grote takenlijst. En soms lijkt er geen einde aan te komen. Vink je een taak af, dan komt er weer een ander bij. We zijn allemaal druk, druk, druk. Bij veel ondernemers leidt dit tot stress. Hoe kun je ervoor zorgen dat de takenlijst weer je vriend wordt? Dat de takenlijst een tool is om je werk te verrichten en geen dwangmiddel waarvan je stress krijgt? Lees hieronder onze tips!
5 tips voor het perfecte time management systeem
1. Zorg voor één systeem waarop je kunt vertrouwen
Je brein is er niet voor gemaakt om dingen te onthouden. Daarvoor heb je een agenda of to-do-list. Belangrijk is dat je één systeem gebruikt voor al je taken, voor werk én privé. En dat je dat systeem consequent gebruikt. Noteer alles wat je moet doen, al je afspraken en al je taken. Eén systeem betekent niet per se dat je maar één takenlijst mag hebben. Als jij voor werk en privé aparte lijsten hebt, dan kan dat natuurlijk. Maar breng die twee lijsten wel onder bij één systeem dat voor jou werkt en overzicht geeft (koppel ze bijvoorbeeld allebei aan jouw telefoonagenda).
Een passend systeem hebben is één ding. Het systeem gebruiken is iets anders. Maar het is wel belangrijk dat je het doet. Dit kost in het begin misschien enige moeite, maar het levert je daarna veel tijd en energie op. Probeer jezelf dus een maand lang iedere dag ertoe te zetten om je systeem op orde te houden. Gewoontes kunnen we onszelf aanleren, dus maak er een gewoonte van.
2. Maak een realistische planning
Het maken van een realistische planning blijkt vaak lastig. We zijn er heel goed in om taken en activiteiten korter in te schatten dan ze daadwerkelijk zijn. Dat is niet erg zolang je er maar van leert. Houd dus bij hoelang afspraken duren en houd hier de volgende keer rekening mee.
3. Maak een verdeling tussen ingewikkelde en makkelijke taken
Maak een onderscheid tussen gemakkelijke taken en taken die je volledige focus en energie vereisen. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen ‘s ochtends scherper zijn en beter kunnen focussen dan in de middag. Plan dus de lastige taken in de ochtend. Dingen zoals e-mails beantwoorden of pakketjes op de bus doen, kunnen prima wachten tot de middag.
4. Zet ook de terugkerende taken in je systeem
Alles wat je op een dag doet, kost tijd en moet dus in je systeem verwerkt staan. Maak je dagelijks een ommetje door het park van 30 minuten? Zet het in je agenda. Wil je drie keer per week sporten? Zet het in je agenda. Wil je dagelijks de brievenbus checken? Zet het op je takenlijst! Alles wat je wilt doen, kost tijd en moet je dus noteren; ook de dingen die je privé doet. Doe je dat niet, dan komen die activiteiten daaronder te lijden. Vink vervolgens ook alles af wat je hebt gedaan. Dit geeft voldoening. Zo kun je aan het eind van de dag met een goed gevoel de werkdag afsluiten.
5. Maak bewuste keuzes
Kies bewust wat je wel wilt doen en wat je niet wilt doen. Er zitten maar 24 uur in een dag en 7 dagen in een week. En je hebt maar één leven. Kies dus bewust waar jij je kostbare tijd in wilt stoppen. Besteed taken uit die je niet kunt of absoluut niet wilt doen. Dat bespaart je veel tijd en frustratie én levert je positieve energie op. Druk zijn is een keuze. Productief zijn ook.
